Ochrona ksiąg i dokumentacji (art. 13, 71, 72 ustawy o rachunkowości)
"Księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem."
"Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na:
- stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,
- doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej,
- systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych,
- zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku niż wymieniony w art. 72 ust. 2 jest dopuszczalne pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formie wydruków."
Miejsce i warunki przechowywania (art. 73 ustawy o rachunkowości)
"Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem art. 73 ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
Zbiory mogą być przechowywane, w sposób określony w art. 73 ust. 1-3, poza jednostką, w przypadku gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów."
Czas przechowywania sprawozdań, ksiąg, dokumentacji finansowej (art. 74 ustawy o rachunkowości)
"Zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:
1. zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe - trwałe przechowywanie,
2. księgi rachunkowe - 5 lat,
3. karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,
4. dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
5. dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
6. dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
7. dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
8. dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat
9. pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.
Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą."
Udostępnianie zbiorów (art. 75 ustawy o rachunkowości)
"Udostępnienie osobie trzeciej zbiorów lub ich części:
1. do wglądu na terenie jednostki - wymaga zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej,
2. poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki - wymaga pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów,
chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej."
Jednostki przekształcone lub zlikwidowane (art. 76 ustawy o rachunkowości)
"Zbiory jednostek, które:
1. zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej - przechowuje jednostka kontynuująca działalność,
2. zostały zlikwidowane - przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka; o miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy."
Stan prawny ustawy o rachunkowości: 2014-09-03.
Wszystkie wpisy zostały przygotowane z należytą starannością, aby jak najlepiej przedstawić dane zagadanienie. Miłego czytania.
1 komentarze:
Click here for komentarzeBardzo fajnie napisany artykuł. Jestem pod wrażeniem.
KonwersjaKonwersja EmotikonyEmotikony