W rachunkowości każda operacja musi być udokumentowana, ponieważ istnieje obowiązek dokumentowania operacji. Dzięki temu informacje pochodzące z rachunkowości są wiarygodne i sprawdzalne. Do udokumentowania operacji gospodarczych służą dowody księgowe (dokumenty księgowe).
Dowód księgowy to pisemne stwierdzenia wystąpienia operacji gospodarczej, a zbiór dowodów księgowych nazywa się dokumentacją księgowa.
Dowód księgowy jest podstawą rejestracji operacji w urządzeniach księgowych (konta, rejestry, dziennik, system komputerowy).
Dowód księgowy musi zawierać co najmniej:
a) określenie rodzaju dowodu np. faktura, Wz, Pz, lista płac itp.,
b) określenie stron (nazwy, adresy),
c) opis operacji (treść, wartość, ilość),
d) data operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę jego sporządzenia,
e) podpisy wystawcy i innej osoby której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe,
f) stwierdzenia zakwalifikowania do księgowania przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach z parafą osoby o tym decydującej,
g) numer identyfikacji dowodu.
Dowody księgowe dzielimy ze względu na wystawcę na:
a) własne (sporządzane w jednostce),
b) obce (otrzymywane od jednostek obcych).
Dowody księgowe na przeznaczenie dzielimy na:
a) wewnętrzne, sporządzane na własne potrzeby: kopie faktur VAT i rachunków, PK, karty pracy, listy płac, dokumenty magazynowe (Pz, Rw, Wz, Pw, Mw, Zw, Mm),
b) zewnętrzne, wystawiane dla obcych jednostek np.: oryginały faktur VAT i rachunków, noty odsetkowe, noty księgowe, noty korygujące.
Dowody księgowe ze względu na etapy ich sporządzania dzielimy na:
a) źródłowe (pierwotne) - stanowią pierwsze udokumentowanie operacji gospodarczej: asygnaty kasowe KP, KW, karty pracy, dokumenty magazynowe (Pz, Wz) itp.,
b) wtórne (sporządzane na podstawie dowodów źródłowych) - stanowią one powtórzenie, poszerzenie wcześniej udokumentowanych operacji, zbiorcze zestawienia np.: raporty kasowe, listy płac, rozdzielniki zużycia materiałów.
Dowody księgowe w zależności od rodzaju przedmiotu ewidencji księgowej:
a) kasowe - asygnaty kasowe, raporty kasowe, wnioski o zaliczkę, itp.,
b) bankowe - wyciągi bankowe, polecenia przelewu, czeki rozrachunkowe, itp.,
c) magazynowe - Pz, Rw, Wz, Mm, Zw, Po,
d) płacowe - karty płac, listy płac,
e) zakupu - oryginały faktur VAT i rachunków,
f) sprzedaży - kopie faktur VAT i rachunków.
Dla udokumentowania jednorodnych operacji może zostać wykonany dowód zbiorczy celem ułatwienia zapisu w urządzeniach księgowych.
Ze względu na technikę ewidencji wyróżnia się następujące kategorie dowodów własnych:
a) dowody rozliczeniowe,
b) dowody korygujące (dla skorygowania błędów),
c) dowody zastępcze (do czasu otrzymania obcego dowodu źródłowego).
Przygotowanie dokumentów do księgowania obejmuje:
a) kontrolowanie dokumentów,
b) dekretowanie dokumentów,
c) segregowanie dokumentów.
Sprawdzanie dokumentów obejmuje:
a) kontrolę merytoryczną (czy dane w dowodzie są zgodne z rzeczywistością),
b) kontrolę formalną (czy dowód jest kompletny i zawiera wszystkie niezbędne dane),
c) kontrolę rachunkową (czy nie ma błędów rachunkowych).
Po przeprowadzeniu kontroli dokonuje się dekretacji każdego dowodu, który polega na:
a) nadaniu numeru kategorii gromadzenia dokumentów, np. PK - polecenia księgowania, itp.,
b) określenia sposobu ujęcia w księgach (dekretacja),
c) określenie daty, pod którą ma być zaksięgowany.
W przypadku stwierdzenia błędu w dowodzie zewnętrznym korekty dokonujemy przez wysłanie kontrahentowi noty korygującej. Jeżeli błędy dotyczą ilości, ceny, wartości to wystawca musi przesłać fakturę korygującą. Błędy w dowodach wewnętrznych możemy poprawiać przez skreślenie. Każda poprawka na dowodzie wymaga postawienia daty jej wykonania oraz parafy osoby poprawiającej.
Wszystkie wpisy zostały przygotowane z należytą starannością, aby jak najlepiej przedstawić dane zagadanienie. Miłego czytania.
1 komentarze:
Click here for komentarzeDzięki.
KonwersjaKonwersja EmotikonyEmotikony